Anggaran untuk virtual event: Item yang biasa ada dan lain-lain

Berkat pandemi, virtual event menjadi hal yang biasa dilakukan. Bukan hanya untuk rapat kantor atau webinar, kita juga mengadakan pernikahan, pertunangan, upacara keagamaan, acara kumpul dengan teman kerja dan acara sosial lainnya secara virtual. Karena ini sekarang adalah kondisi normal yang baru, kemungkinan Anda harus mengatur virtual event juga akan semakin meningkat. Oleh sebab itu, panduan ini mungkin berguna dalam membuat anggaran untuk virtual event Anda.

1.       Masukkan anggaran untuk hal-hal mendasar

Seluruh peserta dan kontributor virtual event membutuhkan akses internet untuk menghadiri acara tersebut. Jika acara ini merupakan acara wajib, Anda dapat mempertimbangkan untuk menyediakan akses internet. Cara yang paling mudah adalah dengan memberikan dana untuk membeli paket data. Sebagai pengatur acara, Anda juga memerlukan akses internet, apalagi jika akan ada video streaming. Jadi jangan lupa untuk menyediakan bandwidth.

Hal mendasar lainnya adalah platform yang akan digunakan untuk acara. Bukan hanya acara biasa, Anda terkadang juga ingin mengadakan kuis atau pemungutan suara secara langsung. Anda pasti tahu bahwa untuk menggunakan berbagai fitur yang disediakan platform kemungkinan besar Anda harus membayar biaya langganan. Karenanya, Anda perlu memperhitungkan durasi acara dan fitur apa yang Anda butuhkan untuk memilih paket layanan yang sesuai. 

Tip: Tanyakan terlebih dahulu ke kolega, teman, atau keluarga jikalau mereka sudah membayar biaya langganan untuk platform tersebut dan Anda bisa menggunakan aksesnya tanpa tambahan biaya. 

2.       Pahami jenis acara Anda

Sama halnya dengan mengenali musuh Anda sebelum pergi berperang, Anda juga perlu mengenai acara apa yang Anda akan lakukan sebelum Anda mengaturnya. Tergantung dari jenis acara, Anda kemungkinan harus menyediakan anggaran untuk pembicara atau ahli, MC, dan/atau hiburan.  

Jika Anda akan melakukan siaran langsung dan tidak akan menggunakan virtual background, Anda mungkin harus mendekorasi tempat acara, menyewa peralatan video dan audio, serta menggunakan jasa perekam profesional. Selain itu, sebaiknya Anda juga menyisihkan anggaran untuk make up dan/atau kostum dari para tokoh utama acara Anda.

3.       Pemasaran

Saat ini pemasaran online sangatlah penting. Jika Anda bertujuan untuk mendapatkan penghasilan atau meningkatkan citra melalui acara ini, Anda mungkin perlu menggunakan jasa ahli profesional untuk merancang bahan pemasaran serta menyusun strategi pemasaran (misalnya apakah Anda akan menggunakan website, media sosial, atau SEO).

4.       Biaya konsumsi peserta

Walaupun acara Anda dilakukan secara virtual, jika acara tersebut terjadi di jam makan, ada baiknya Anda menyediakan anggaran untuk makanan juga karena perut tidak bisa diisi secara virtual. Jika peserta bisa menyantap makanan yang sama secara berbarengan di acara maka bisa tercipta atmosfir kebersamaan seperti halnya acara diadakan secara fisik.

5.       Mari berbagi

Seperti disebutkan sebelumnya, dalam acara bisa saja ada kuis atau pemungutan suara yang berhadiah. Bisa juga Anda mau membagikan kenang-kenangan untuk pesert dan pembicara di acara Anda. Dengan demikian, Anda perlu membuat anggaran untuk item ini. Bukanlah hal yang aneh jika Anda mengganggarkan jumlah yang lebih besar untuk item ini karena Anda sudah menghemat anggaran di item lain atau karena Anda ingin memberikan kompensasi lebih kepada peserta atau pembicara karena acara yang terpaksa dilakukan secara virtual.

6.       Yang suka terlupakan: ongkir!

Sebelumnya, peserta harus bepergian untuk menghadiri acara. Namun, virtual event bisa dihadiri peserta di mana pun mereka berada. Akibatnya pengiriman makanan atau hadiah akan lebih menyulitkan. Anda atau vendor Anda perlu mengatur pengiriman makanan atau hadiah ini ke tempat masing-masing peserta berada. Sering kali 1 alamat hanya untuk 1 paket pengiriman. Bayangkan jika peserta acara berjumlah ratusan. Ongkos pengiriman (ongkir) akan membengkak dan sebab itulah Anda perlu membuat anggaran untuk ini.

Tip: Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan beberapa vendor dengan lokasi yang berbeda. Namun, cara ini bisa juga berakibat para peserta membanding-bandingkan barang yang mereka terima karena tidak berasal dari vendor yang sama. Idealnya adalah menggunakan 1 vendor yang memiliki beberapa titik pengiriman. Tip lain adalah untuk memberikan hadiah dalam bentuk uang menggunakan e-wallet. Anda bisa menghemat uang dengan cara ini (dengan asumsi platform e-wallet tidak mengenakan biaya layanan untuk transfer dana).

7.       Biaya lain-lain

Alangkah baiknya untuk menyediakan anggaran untuk biaya tak terduga. Umumnya selama proses pengaturan acara akan ada tambahan item yang perlu disediakan. Pastikan Anda sudah menganggarkan untuk item-item utama sehingga biaya lain-lain bisa menjadi lebih kecil secara persentase dari seluruh biaya.